conditierapportage

Bij een digitaliseringsproject van bijvoorbeeld een prenten- en tekeningenverzameling, kan overwogen worden door d/arch de volgende werkzaamheden uit te laten voeren:

  • digitalisering (Metamorfoze kwaliteit)
    • één-op-één digitale reproductie
  • standplaatscontrole (o.a. in Excel, Adlib, Mais-Flexis, Legendo, enz.)
    • inventarisnummer-controle
    • controle op aanwezigheid of op ontbrekingen
  • schade rapportage (bijvoorbeeld op basis van de Schadeatlas archieven [pdf], Metamorfoze)
    • chemische schade
    • vraatschade
    • schade door insecten en knaagdieren
    • vochtschade
  • barcodering (barcodes aanmaken en aanbrengen)
    • geprint op Archival Quality labels
    • aanbrengen op zuurvrije omslagen
  • conservering (ompakken en ordening)
    • zuurvrije en inerte verpakkingsmaterialen
    • ordening in laden en kasten
    • mate van stapeling van objecten
Charter GAD-0302-0086-15, Regionaal Archief Dordrecht, Archief Rooms-Katholiek Parochiaal Armbestuur.

standplaatscontrole

Desgewenst kan d/arch tijdens het digitaliseringsproces een lijst produceren van de stukken die op een bepaalde standplaats zijn aangetroffen. Dat biedt voor de instelling een extra controle op de actuele aanwezigheid van de stukken.

onregelmatigheden

Tijdens het digitaliseringsproces kan d/arch onregelmatigheden noteren en daar verslag van doen. Bijvoorbeeld:

  • als een stuk dat er zou moeten zijn er niet is
  • wanneer een stuk een relevante achterzijde heeft
  • gebroken glasnegatief aangetroffen
  • één inventarisnummer, twee identieke exemplaren
  • handgeschreven inventarisnummer niet goed leesbaar is
  • foto uit album losgeraakt
  • constatering van azijnzuursyndroom

Dergelijke rapportages worden zoveel mogelijk voorzien van de standplaats.