ompakken en nummeren
ompakken
Wanneer de stukken herverpakt moeten worden in zuurvrije materialen ligt het voor de hand dit te integreren in het digitaliseringsproces. Soms bevat het oorspronkelijke verpakkingsmateriaal informatie die later nog in een database ingevoerd moet worden. Als dat van toepassing is, krijgt het object op drie niveaus hetzelfde nummer:
- de digitale bestandsnaam
- de nieuwe verpakking
- de oorspronkelijke verpakking
Vaak is ompakken van fotografisch materiaal in zuurvrije four-flaps noodzakelijk. Natuurlijk maken wij gebruik van PAT (Photographic Activity Test) gecertificeerde ompakmaterialen.
nummeren
Een ongenummerde collectie kan door ons synchroon aan het digitaliseringsproces fysiek voorzien worden van een inventarisnummer en bestandsnaam. Op die manier is het genummerde object automatisch gelijk aan de bestandsnaam.
Het komt met name bij glasnegatieven voor, dat collecties nog niet beschreven en nog niet genummerd zijn. Dat is niet zo verwonderlijk, omdat er vaak geen afdrukken van bestaan en een negatief lastig te ‘lezen’ is. Bovendien gaat het om kwetsbaar materiaal dat niet onnodig te voorschijn mag worden gehaald.
Eerst digitaliseren en daarna beschrijven biedt de volgende voordelen:
- het materiaal hoeft niet twee keer uit- en ingepakt te worden
- minder kans op breuk of beschadiging
- fysieke en digitale nummering kunnen geïntegreerd plaatsvinden
- de afbeelding is direct positief op een beeldscherm te zien
- op de afbeelding kan worden ingezoomd: de foto kan als het ware met een loep worden bekeken
- de archivaris of conservator kan via een beeldscherm de collectie beschrijven
- het beschrijven van de collectie is niet plaatsgebonden; een computer kan overal staan
fysieke nummering van nog ongenummerde collectie
Zodra een object gedigitaliseerd is, krijgt het een bestandsnaam. Meestal zijn de bestandsnamen gelijk aan de inventarisnummers. Er ontstaat op die manier een hechte koppeling tussen oorspronkelijk objectnummer en de naam van het digitale bestand. De bestandsnaam kan bestaan uit:
- collectienummer of collectiecode
- eventueel een scheidingsteken
- het objectnummer
- toevoegingen t.b.v. opzoeksystemen
Bestandsnamen kunnen bestaan uit letters, cijfers en speciale tekens (met uitzondering van / : * " < > | ?). Wanneer een bestaande fysieke nummering afwijkt van de bestandsnaamgeving kunnen beide natuurlijk gekoppeld worden via een concordantietabel.
Als een collectie nog niet genummerd is, kan toekenning van objectnummers in het digitaliseringsproces meegenomen worden:
- in overleg wordt bepaald hoe de collectiecode en systeemnummering er uit ziet
- ook de objecten en het verpakkingsmateriaal worden fysiek door ons genummerd
- de bestandsnaam is gelijk aan het nieuwe aangebrachte objectnummer
Fysieke nummering kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld:
- met potlood aan achterzijde, of op het passe-partout c.q. opzetkarton
- m.b.v. een doornummerstempel
- barcodering met Archival Quality Labels